Vastgesteld tijdens de bestuursvergadering op 8 oktober 2018.
In dit reglement wordt vastgelegd hoe het bestuur van de Stichting “Kind onder Dak” te Breda omgaat met de aan haar verstrekte persoonsgegevens.
Artikel 1 Begrippen
- Het bestuur bestaat uit de personen die als zodanig zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.
- Donateurs zijn alle betalende donateurs van de stichting ”Kind onder dak” verder te noemen KoD.
- Onder persoonsgegevens worden bijvoorbeeld verstaan: achternaam, voornaam, postadres, e-mailadres, telefoonnummer, bestuursfunctie, bankrekening.
- Onder “stichting” wordt verstaan de “Stichting Kind onder Dak” te Breda (KoD), zoals vastgelegd in de stichtingsakte van 14 mei 2007.
- Inschrijfformulier is het formulier voor deelname als donateur van KoD.
- De bewaartermijn bij de secretaris geldt voor het opslaan van het papieren archief.
- De donateursadministratie betreft de administratie van de KoD donateurs.
- “Mai Am Thin Hong” verder te noemen MATH, is de naam van het kindertehuis in Vietnam dat door KoD wordt ondersteund.
Artikel 2 Beheer van de persoonsgegevens
- De in artikel 1 onder punt 3 genoemde gegevens worden door KoD centraal verwerkt en beheerd.
- KoD heeft deze persoonsgegevens nodig voor het goed kunnen besturen als stichting en geldt voor bijvoorbeeld de volgende doeleinden:
- Het versturen van nieuwsbrieven en overige informatie met betrekking tot MATH (e-mailadres en/of postadres);
- Om een kaart te kunnen sturen of attentie te kunnen geven (postadres);
- Om snel contact op te kunnen nemen (telefoonnummer);
- Overige correspondentie aan leden (e-mailadres en/of postadres);
- Om functionarissen aan te kunnen schrijven (bestuursfunctie);
- Het financieel beheer (bankgegevens).
- De persoonsgegevens worden beheerd door de voorzitter/secretaris en de penningmeester van KoD.
- De gegevens worden verwerkt, aangepast en bijgehouden in de donateursadministratie van KoD.
- Als een van de onder lid 3 genoemde bestuursleden een back-up of export maakt, gebeurt dat op de privé computer.
Artikel 3 Bewaren van de persoonsgegevens
- De bewaartermijn van digitale bestanden en het papieren archief is maximaal twee kalenderjaren in verband met archivering voor het opmaken van het jaarverslag (Art. 5.1.b, art. 89 uit het AVG).
- De persoonsgegevens blijven bewaard zolang de persoon donateur is van KoD.
- Zodra een donateur heeft opgezegd, zullen de persoonsgegevens binnen twee jaar worden verwijderd uit de donateursadministratie. Voor zover andere bestuursleden persoonsgegevens in hun bezit hebben moeten deze gegevens terstond worden verwijderd.
Artikel 4 Verstrekken van de persoonsgegevens
- Persoonsgegevens van donateurs worden niet verstrekt aan derden. Aan overige donateurs gebeurt dit uitsluitend met uitdrukkelijke toestemming van de betreffende donateur.
- De persoonsgegevens worden desgevraagd gedeeld met de bestuursleden.
- Bij het versturen van berichten aan een aantal donateurs tegelijkertijd, wordt er altijd gebruik gemaakt van de BCC-optie zodat het e-mailadres niet zichtbaar is voor andere donateurs.
Artikel 5 Rechten van een donateur
- Een donateur kan altijd aan KoD vragen welke eigen persoonsgegevens worden verwerkt en hoe ze worden opgeslagen. Uiterlijk binnen vier weken wordt inzage verstrekt in de opgenomen eigen persoonsgegevens.
- Een donateur kan altijd de toestemming voor het verwerken van gegevens intrekken.
- Een donateur geeft actief en ondubbelzinnig toestemming voor het verwerken en opslaan van de persoonsgegevens door op het KoD inschrijfformulier een vakje aan te kruisen. Als een deelnemer dit niet doet, is er dus geen toestemming gegeven voor het verwerken en opslaan van de persoonsgegevens.
Artikel 6 Rechten van een MATH- medewerker en/of adoptiekind
- Bestuur en donateurs van KoD gaan zorgvuldig om met de privacygegevens van MATH- medewerkers en/of adoptiekinderen .
- Bestuur en donateurs respecteren de privacy van MATH- medewerkers en/of adoptiekinderen en deten over de situatie, geen informatie met anderen.
- Een donateur die behoefte heeft om zijn verhaal kwijt te kunnen kan daarvoor terecht bij de voorzitter van KoD. Deze functionaris gaat zorgvuldig om met de verkregen informatie en zal daar geen aantekeningen van maken.
Artikel 7 Beeldmateriaal
- Tijdens activiteiten van KoD kan beeldmateriaal, zoals foto’s en video-opnamen, worden gemaakt van de donateur en MATH- medewerkers en/of adoptiekinderen.
- Een donateur kan aangeven dat hij/zij niet zichtbaar wil zijn op het beeldmateriaal. Dat gebeurt bij voorkeur op het moment dat begonnen wordt met het maken van foto’s of videopnamen. Ook achteraf kan een donateur kenbaar maken dat hij/zij niet wil dat hij/zij zichtbaar in beeld is.
- Bij inschrijving als donateur van KoD wordt de donateur gevraagd om aan te kruisen of hij/zij toestemming verleent voor gebruik van het beeldmateriaal waarop de donateur zichtbaar in beeld is. Indien de donateur geen toestemming geeft wordt al het beeldmateriaal waarop de donateur zichtbaar is zoveel als mogelijk vernietigd en niet gebruikt voor publicatie of de donateur wordt op de afbeelding onherkenbaar gemaakt.
- Het beeldmateriaal zal eventueel worden gebruikt voor bijvoorbeeld een jaarverslag, nieuwsbrief, website of een presentatie bij één van de activiteiten van KoD.
Artikel 8 Privacybeleid
- Het privacybeleid is een vast agendapunt van een bestuursvergadering.
- Middels het jaarverslag zal het bestuur verslag uitbrengen.
Artikel 9 Website
- De website van KoD bevat geen verwijzingen (bijv. hyperlink, button of banner) naar andere sites.
Artikel 10 Datalek
- Bij een grove schending van rechten van de donateurs, zoals het lekken van gegevens, zal de Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur na constatering hiervan in kennis worden gesteld.
- Bij een slechts geringe kans op schending van rechten van de donateurs zal de Autoriteit Persoonsgegevens niet in kennis worden gesteld (art. 33.1 van de AVG).
- In alle gevallen zullen de betrokken donateurs direct in kennis worden gesteld.
- De secretaris zal een registratie van de genomen acties bijhouden.
Artikel 11 Sancties
Overtreding van dit privacyreglement kan voor bestuursleden en donateurs betekenen dat er bepaalde maatregelen worden getroffen.
Artikel 12 Onvoorziene omstandigheden
In gevallen waarin dit privacyreglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van dit privacyreglement beslist het KoD bestuur.
Artikel 13 Openbaarmaking en inwerkingtreding
Dit privacyreglement wordt verstrekt of ter beschikking gesteld aan alle bestuursleden en donateurs van KoD. Het privacyreglement treedt in werking op 8 oktober 2018.
Artikel 14 Slotbepaling
Onverminderd het bepaalde in dit privacyreglement, zal op het verwerken van persoonsgegevens de op 25 mei 2018 in werking getreden AVG van toepassing zijn.
